Hoe u PDF-bestanden kunt combineren en weet wat u doet

Vrijwel iedereen gebruikt op de een of andere manier PDF's, maar maakt u gebruik van een service die PDF-bestanden kan combineren? Het bestandstype PDF of Portable Document Format is alomtegenwoordig en onvermijdelijk als een noodzakelijke technologie die vrijwel iedereen gebruikt. Een enorme verscheidenheid aan programma's kan PDF's bekijken, waarvan iedereen er veel bezit, misschien zonder het te beseffen. Het zijn bijzonder handige bestanden die bijvoorbeeld online als bijlage kunnen worden gebruikt. Wanneer u meerdere bestanden in een of meerdere PDF's combineert, kunt u het veel gemakkelijker maken om meerdere bestanden op één plaats bij te voegen en te bekijken.

Wat is een pdf en waarom combineer je pdf-bestanden?

Een PDF is een type bestand dat door Adobe is gemaakt en dat over het algemeen wordt gebruikt om de oorspronkelijke opmaak van een pagina te behouden. PDF's zijn handig omdat ze de lezer in staat stellen elk type document te bekijken zonder speciale software; de meeste grote browsers hebben tegenwoordig ingebouwde pdf-lezers, dus je hebt niet eens speciale pdf-lezersoftware nodig.
Hoewel de meeste browsers pdf's kunnen bekijken, is dit over het algemeen hun limiet. Als u PDF-bestanden wilt combineren, hebt u een speciale toepassing of service nodig die dat kan.
Het combineren van PDF-bestanden is handig als u uw documenten op één plek wilt ordenen en het aantal bestanden waarmee u werkt wilt minimaliseren, vooral wanneer u deze als bijlage in een e-mail gebruikt. Sommige services kunnen vele soorten bestanden samenvoegen en converteren, waaronder pdf-, Microsoft Office-, e-mail- en afbeeldingsbestanden, naar een of meer pdf's. Ze hebben ook de mogelijkheid om het te converteren naar een speciaal type bestand, een PDF/A genaamd.

How Do I Create a PDF?

Het maken van een PDF-bestand is eenvoudig in zowel Windows als macOS, en als u het kunt afdrukken, kunt u het waarschijnlijk converteren naar een PDF. Windows- en macOS-documenten kunnen naar PDF worden 'afgedrukt' en het is net zo eenvoudig als het maken van een ander type document. Wanneer u de optie "afdrukken" in een bepaald document selecteert, ziet u de optie om het als PDF af te drukken.
Deze methode biedt echter weinig controle over hoe een PDF eruitziet, en als u wilt aanpassen hoe uw PDF eruitziet wanneer u PDF-bestanden combineert, heeft u speciale software nodig.

Wat is een PDF/A en wanneer is het handig om PDF-bestanden te combineren?

PDF/A-bestanden zijn een archiefvriendelijk subtype van PDF-bestanden die de lettertypen in een document insluiten in het PDF-bestand. Dit zorgt ervoor dat de lettertypen die voor het PDF-bestand worden gebruikt niet op de computer van de gebruiker hoeven te worden geïnstalleerd om ze te kunnen lezen. Zelfs als de computer van de gebruiker de lettertypen niet heeft geïnstalleerd, kunnen ze nog steeds een PDF/A-bestand lezen zoals bedoeld. Dit dient om een ​​PDF-bestand toekomstbestendig te maken voor het geval een lettertype dat is gebruikt om het bestand te maken niet langer beschikbaar is.
Houd er rekening mee dat er enkele beperkingen zijn voor PDF/A-bestanden: Audio-, video- en uitvoerbare bestanden kunnen niet werken in PDF/A-indeling. Externe bronnen mogen niet worden ingebed, omdat er geen garantie is dat deze externe bronnen in de toekomst nog zullen bestaan. Evenzo is er geen codering voor PDF/A-bestanden, omdat coderingsmethoden in de loop van de tijd evolueren of verdwijnen en dus niet kunnen worden gebruikt in een archiefformaat.
Sommige PDF-combinatieservices, maar niet alle, kunnen PDF-bestanden combineren in PDF/A-indeling. 

Wat is OCR en wanneer moet u er PDF-bestanden mee combineren?

Wanneer een PDF wordt gemaakt, is de tekst erin als een afbeelding en wordt deze behandeld als niets meer dan witte en zwarte stippen. Het kan dus niet worden doorzocht of bewerkt. OCR lost dit probleem op.
OCR, of Optical Character Recognition, is een technologie die handig kan zijn bij het combineren van PDF-bestanden. OCR digitaliseert tekst die is gescand in een PDF, of het nu handgeschreven, afgedrukt of getypt is.

Wie profiteert van OCR?

Er zijn duidelijke voordelen als u PDF-bestanden wilt combineren met OCR. De tekst wordt gedigitaliseerd en door software herkend als tekst, waardoor deze kan worden doorzocht en bewerkt. Als u op zoek bent naar bepaalde trefwoorden of delen van de tekst in een PDF, kunt u ze met OCR snel vinden.
OCR is vooral handig voor blinden of slechtzienden. Omdat de tekst gedigitaliseerd is, kan de tekst hardop worden voorgelezen door software die daarvoor ontworpen is. Met OCR kunnen PDF's dus worden begrepen, zelfs door degenen die ze fysiek niet kunnen lezen.
Het gebruik van OCR zorgt ook voor meer efficiëntie op de werkvloer. Het is gebruikelijk dat kantoren regelmatig grote aantallen documenten laten scannen, en OCR maakt de tekst bruikbaar op manieren die anders niet zouden zijn met een traditionele PDF.

Wat is compressie en is het nuttig als u PDF-bestanden combineert?

Een andere optie die sommige services hebben die PDF-bestanden combineren, is de mogelijkheid om de PDF te comprimeren. Dit optimaliseert de PDF om een ​​bepaald type document te zijn, waardoor de bestandsgrootte wordt verkleind, wat het op zijn beurt gemakkelijker kan maken om als bijlage te verzenden en de hoeveelheid ruimte die het in beslag neemt op de harde schijf of cloudopslag te verminderen. Dit gaat echter ten koste van de beeldkwaliteit, dus als u niet zeker weet hoe compressie uw PDF-bestand zal beïnvloeden, moet u een voorbeeld van het gecomprimeerde bestand bekijken om er zeker van te zijn dat het nog steeds van acceptabele helderheid is.
Wanneer een PDF wordt gecomprimeerd, zoekt het programma dat de compressie uitvoert naar redundanties in het bestand. Het zal patronen identificeren en zich concentreren op gebieden die kunnen worden verkleind zonder de kwaliteit van het origineel aanzienlijk te verminderen. Dit resulteert in een versie met een lagere resolutie van het bestand.

Hoe kies je de juiste tool om PDF-bestanden te combineren?

Zelfs als u PDF-bestanden combineert met een tool die al deze functies kan uitvoeren, voert elke tool ze niet precies hetzelfde uit. U wilt een tool kiezen die al deze functies vakkundig kan uitvoeren, zodat uw PDF's er precies zo uitzien als u wilt. Profiteer van onze aanpasbare service bij PDFen en neem contact met ons op als je wilt beginnen met het combineren van bestanden in PDF-formaat.